Le dossier électronique remplace les processus administratifs sur papier par des systèmes de gestion documentaire numérique. En Allemagne, la loi fédérale sur l'administration en ligne impose son introduction pour les autorités fédérales. Il regroupe tous les documents, décisions et notes relatifs à une procédure administrative, permettant un travail indépendant du lieu, un accès rapide et une traçabilité complète des décisions. La sécurité des révisions, l'archivage à long terme selon la norme TR-ESOR et la gestion des droits d'accès sont des exigences essentielles. Le dossier électronique constitue la base de processus administratifs sans rupture de médias.